Jak niszczyć dokumenty?

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nie tylko chroni dane osobowe, ale i mówi o tym, jak powinno przebiegać niszczenie dokumentów. W poniższym wpisie wyjaśnimy, jak niszczyć dokumenty!

Kto może zajmować się niszczeniem dokumentów?

Dokumentów, które zawierają poufne informacje, nie powinno się niszczyć na własną rękę. Sprawy nie rozwiąże tak ze skorzystanie z biurowej niszczarki do papieru. Podobnie jak i wrażliwe dane – nie mogą one bowiem ujrzeć światła dziennego. Ze względu na ryzyko wycieku zawartych w nich danych wymagają one również ostrożnego przechowywania. Dlatego też w przypadku treści poufnych rekomenduje się korzystanie z usług certyfikowanej firmy zajmującej się niszczeniem i przechowywaniem dokumentów. Wyspecjalizowane firmy takie jak Archiveo sprawują pieczę nad każdym etapem styczności z takimi dokumentami. Oznacza to również, że pracownicy takiej firmy nie mają wglądu do niszczonych treści. Nadzorowi podlegają zarówno procedury związane z ich odbiorem, aż po zniszczenie i wydanie certyfikatu, który potwierdza, że zostały one zniszczone w bezpieczny sposób. Certyfikat gwarantuje, że powierzone takiej firmie dokumenty zostały zniszczone wedle najwyższych standardów bezpieczeństwa. Czy warto korzystać z usług takich firm? Oczywiście, że tak! Zwłaszcza gdy zniszczenie dokumentów obejmuje setki, a nawet i tysiące stron.

Przepisy prawne dotyczące niszczenia dokumentów

Niszczenie materiałów o charakterze poufnym i tych, które zawierają wrażliwe dane, podlega regulacji prawnej. Jest tak, ponieważ w dzisiejszych czasach wyciek danych może stać się przyczyną powodem poważnych problemów. Dlatego też ich utylizacja powinna mieć na celu również zminimalizowanie ryzyka odtworzenia usuniętych danych. Dlatego też dla zapewnienia bezpieczeństwa firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów muszą m.in. spełniać normę N 66399, która weszła w życie w 2012 r. Dotyczy ona nie tylko dokumentów firmowych w wersji papierowej, ale i na innych nośnikach takich jak płyty CD, dyski twarde itp. Poza RODO nie ma jednak w polskim prawie przepisów, które regulowałyby sposób utylizacji takich plików. W praktyce więc oznacza to, że dokumenty firmowe, czy urzędowe mogą być utylizowane w dowolny sposób. Prawo nie narzuca bowiem czy mają one zostać zniszczone przy użyciu profesjonalnych niszczarek do dokumentów, poprzez spalenie, czy poprzez usługi zewnętrznej firmy. Nie ulega jednak wątpliwościom, że proces niszczenia i przekazania dokumentacji musi zapewniać pełną ochronę danych. Warto również wspomnieć o tym, że istnieje coś takiego jak ustawowy okres przechowywania, który w przypadku różnych dokumentów może mieć inną długość. Tak oto księgi rachunkowe można niszczyć po upływie 5 lat, a dokumentację medyczną dopiero po 22 latach.

Przepisy, które weszły w życie wraz z RODO mówią nie tylko o tym, jak należy niszczyć dokumenty, ale i jak długo można je przechowywać.

 

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO

Rodo, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 r., wyraźnie mówi o tym, że niszczenie dokumentów, w których zawarte zostały dane poufne, musi przebiegać w bezpieczny sposób oraz tak, by zniszczone dane nie były możliwe do odzyskania. Na mocy rozporządzenia są do tego zobowiązane m.in.:

• Firmy zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych;
• Podmioty publiczne – czyli szkoły, urzędy i szpitale.

W art. 2 RODO czytamy, że niszczenie dokumentów oznacza ich dalsze przetwarzanie. Dokumenty zawierające dane osobowe muszą więc być utylizowane tak, by nie doszło do złamania zasad poufności. Nie mogą więc one zostać wyrzucone ot, tak do śmieci. Niskie bezpieczeństwo daje również przepuszczenie ich przez niszczarkę. Podłużne paski papieru zawsze mogą zostać złożone w całość. Bezpieczne niszczenie dokumentów wymaga bardziej zaawansowanych środków ostrożności. Dlatego też najczęściej w przypadku tego rodzaju dokumentów (dokumentacji lekarskiej itp.) często korzysta się z usług specjalnych firm. Ważnym elementem usuwania zgromadzonych danych osobowych jest również bezpieczne dostarczenie dokumentacji. Przewóz dokumentów firmowych, które mają ulec zniszczeniu musi odbyć się w zabezpieczonym pojemniku. Warto również wspomnieć, że samo zniszczenie danych osobowych może okazać się niewystarczające. Utylizacja dokumentów musi zostać potwierdzona odpowiednim protokołem. Bardzo ważnym aspektem RODO jest również fakt, iż jego przepisy zabraniają przechowywania niektórych informacji i danych osobowych dłużej niż to konieczne.

Niszczenie dokumentów firmowych – kiedy można je legalnie zniszczyć?

Niezwykle ważnym zagadnieniem jest również selekcja dokumentacji, która jest przeznaczona do zniszczenia. Wspomniany już wcześniej ustawowy okres przechowywania może być różny w zależności od rodzaju dokumentów. Dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe, deklaracje, faktury, rozliczeniowe oraz księgi podatkowe można zniszczyć najwcześniej po upływie 5 lat. Jeżeli jednak zostały one przekazane do ZUS-u przed 31 grudnia 2011 r., mogą one być przechowywane nawet przez 10 lat. Niektóre z nich, np. dokumentację kadrową (np. listy płac) można jednak zutylizować dopiero po upływie 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy danego pracownika. Z kolei dokumenty medyczne należy zniszczyć po upływie 25 lat.

Jak niszczyć dokumenty w biurze?

Wydawać by się to mogło oczywiste, jednak nie w każdym biurze, czy instytucji dane osobowe są niszczone w sposób bezpieczny i rzetelny. Z badań opublikowanych przez firmę HSM wynika, że procedur tych w poprzednich latach nie przestrzegało nawet do 23% doradców finansowych oraz 11% pracowników banków. Utylizowane przez nich dokumenty, zamiast trafić do niszczarki, lądowały zgniecione lub przedarte w koszu. Dlatego też poniżej zamieszczamy pomocne wskazówki, które poprawnie wdrożone, wpłyną na bezpieczeństwo danych niszczonych w biurze. Oto one:

1. Jasno określ zasady niszczenia danych w biurze – oraz zadbaj o to, by zapoznał się z nimi każdy pracownik. Dobrze jest również przeprowadzić szkolenia uświadamiające, czym jest wyciek danych oraz jakie niesie on ze sobą zagrożenia.
2. Zadecyduj o tym, w jaki sposób dane będą niszczone – w biurze (np. przy użyciu niszczarki), czy poza nią. Dokumenty mogą być również niszczone w domu lub w drukarniach, które udostępniają niszczarki swoim klientom. Grunt, żeby nie dostały się one w niepowołane ręce.
3. Posegreguj rodzaje nośników – nie mieszaj dokumentów w formie papieru z innymi materiałami i nośnikami, czy elektronicznymi bazami danych. Dzięki temu łatwiej będzie dopilnować terminów wymazania z nich danych.

Chcesz mieć pewność, że Twoi pracownicy przestrzegają zasad niszczenia danych? Zorganizuj szkolenie i poinformuj ich o obowiązujących zasadach.

 

Trzymanie się tych zasad pomoże Twojej firmie w zapewnieniu bezpieczeństwa informacji, które można uznać za poufne, czy wrażliwe.

Jak niszczyć dokumenty w domu?

Dokumenty można niszczyć również w domu. Zwłaszcza jeżeli chodzi o dane przechowywane w formie elektronicznej. Wystarczy jedynie usunąć je z dysku, poczty lub urządzenia. Nieco inaczej będzie to jednak wyglądać w przypadku danych gromadzonych na papierze. Jak zatem niszczyć dokumenty w domu? Poniżej prezentujemy najbardziej sprawdzone sposoby!

Niszczenie dokumentów – domowe sposoby

Spalenie dokumentów to bardzo skuteczna metoda na szybkie pozbycie się dużej ilości dokumentów.

 

Przystępując do niszczenia dokumentów, pamiętaj o tym, że przedarcie papieru w pół, czy wyrzucenie zmiętej umowy do kosza na śmieci nie wystarczy. w tym celu najlepiej wykorzystać:

• Niszczarki do papieru – to zdecydowanie najwygodniejsza metoda, aczkolwiek czasochłonna. Zwłaszcza jeżeli przez niszczarkę ma przejść kilkaset stron. Urządzenia te posiadają aż 7 poziomów bezpieczeństwa – od P-1 po P-7, które jest polecane do niszczenia dokumentów ściśle tajnych. Niektóre niszczarki oferują także możliwość niszczenia materiałów takich jak karty kredytowe i płyt CD.
• Spalenie – możliwość spalenia to niewątpliwie jedna z najbardziej skutecznych metod. Spalone materiały są niemożliwe do ponownego odczytania. Z drugiej jednak strony uniemożliwia ona recykling papieru oraz negatywnie wpływa na bilans węgla w atmosferze.
• Moczenie w wodzie – jest to prosta metoda na szybkie pozbycie się dużych ilości papieru. Z drugiej jednak strony jest to metoda czasochłonna – wymaga ona bowiem moczenia dokumentów nawet 24 godziny.

A w razie problemów w trakcie niszczenia dokumentów zawsze możesz skontaktować się z zespołem Archiveo. Z przyjemnością pomożemy w zniszczeniu dokumentów oraz odpowiemy na wszelkie pytania! Serdecznie zapraszamy do kontaktu oraz do skorzystania z naszych usług!