Kiedy pracownik odchodzi, jego skrzynka pocztowa powinna się zamknąć. Informacje, które nie są niezbędne do operacji, muszą zostać usunięte. To samo dotyczy danych osobowych pracownika. Czy masz procedury, które zapewniają, że Twoja firma wykonuje to zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Ustal dobre procedury postępowania po odejściu pracowników.

Usunięcie skrzynki pocztowe.j

Regulamin dostępu pracodawcy do skrzynek e-mail i innych materiałów przechowywanych elektronicznie mówi co następuje:

„Skrzynka pocztowa pracownika zostanie usunięta z chwilą rozwiązania stosunku pracy, chyba że zaistnieje szczególna potrzeba utrzymania otwartego konta e-mail przez krótki okres po rozwiązaniu”.

Zgodnie z interpretacją Inspektoratu Danych oznacza to w praktyce, że pracodawca może na e-mail pracownika wprowadzić zgłoszenie nieobecności na krótki okres i poinformować, że osoba odeszła i kto jest nową osobą kontaktową.

Pamiętaj też o zamknięciu dostępu pracowników do systemu komputerowego firmy od dnia ich wyjazdu.

Usunięcie informacji.

Informacje, które nie są niezbędne do codziennego prowadzenia działalności, muszą zostać usunięte w rozsądnym czasie po zakończeniu zatrudnienia. Według polskiego organu ochrony danych powinno to nastąpić w ciągu sześciu miesięcy.

Oddziel informacje, którymi firma powinna lub może zająć się ze względu na swoją działalność, i upewnij się, że inne informacje zostały usunięte (w porozumieniu z Twoim pracownikiem). Dotyczy to wszystkich urządzeń pamięci masowej, takich jak komputer, telefon komórkowy, tablet, karty pamięci i inne.

Jeśli posiadasz usługi płacowe itp. poza domem, pamiętaj, że informacje tam przechowywane również zostaną usunięte.