Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nakłada na każdego przedsiębiorcę ogrom obowiązków, wśród których znajduje się m.in. konieczność przechowywania nie tylko dokumentów księgowych, ale również dokumentacji kadrowej oraz innych dokumentów firmowych. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy archiwum niemal pęka w szwach?

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych? Czy pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac oraz potwierdzenia zapłaty kartą, a także ile wynosi okres przechowywania dokumentów? Te i wiele innych kwestii rozwiązujemy właśnie w dzisiejszym artykule opisującym przechowywanie dokumentów firmowych.

Rodzaje dokumentacji związanej z działalnością

Choć satysfakcja z posiadania własnego, powstałego z pasji przedsiębiorstwa przynoszącego zyski jest ogromna, to każda osoba prowadząca działalność gospodarczą (niezależnie od jej wielkości) musi liczyć się z tym, że bez dużej ilości dokumentów firmowych się tutaj nie obejdzie. Wśród nich możemy wyróżnić m.in.:

  • dokumenty podatkowe – dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe w postaci chociażby kopii ZUS ZPA, ZUS ZIPA czy deklaracji PIT, CIT lub JPK_VAT oraz dokumentów korygujących;
  • dokumentację inwentaryzacyjną – dokumenty ustalające oraz weryfikujące faktyczny stan pasywów i aktywów, które regulowane są Ustawą o rachunkowości z dn. 29 września 1994 r. ściśle określającą w Art. 26 – 44 nie tylko termin inwentaryzacji i jej składniki, ale również zawierającą przepisy dot. dotacji, subwencji, dopłat do inwestycji oraz prac rozwojowych;
  • dokumenty księgowe – dokumenty wyszczególnione w art. 86 § 1 obowiązującej Ordynacji podatkowej, Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, jak i Kodeksie pracy, a więc księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, dowody księgowe w formie faktur i rachunków, umowy o pracę/zlecenie/dzieło, delegacje oraz listy obecności;
  • dokumenty kadrowe – do ich grupy zaliczają się m.in. akta osobowe podzielone na 4 części (A, B, C i D) oraz dokumentacja pracownicza związana z zawartym stosunkiem pracy w postaci choćby listy płac i karty wynagrodzeń;
  • dokumenty bankowe – wyciągi bankowe, polecenia przelewów, bankowe dowody wpłaty i wypłaty, czeki gotówkowe oraz rozrachunkowe i weksle;

dokumenty w przegródkach

Do uporządkowania archiwum dokumentów firmowych warto wykorzystać określoną paletę kolorystyczną

Dokumenty księgowe – ile wynosi obowiązek przechowywania?

Z uwagi na fakt, że dokumenty księgowe często zawierają poufne dane koniecznością jest nie tylko ich zabezpieczenie przed niepożądanymi osobami, ale również przechowywanie przez określony czas. Podatkowa księga przychodów i rozchodów, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe w formie rachunków czy faktur, jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, ulegają przedawnieniu po upłynięciu 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku. Z kolei dokumentacja dot. zatrudnienia osób oraz ich wynagrodzenia powinna być archiwizowana przez 50 lat.

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS? – dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe

Tą kwestię reguluje art. 47 ust 3c Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który mówi, że kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych, jak i ewentualnych dokumentów korygujących płatnik składek musi przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania w formie papierowej bądź elektronicznej.

Jak długo przechowywać dokumenty bankowe?

Szczegółowe zasady dotyczące archiwizacji dokumentów bankowych określone są w Ustawie o rachunkowości. To właśnie w jej treści odnajdziesz informację, że tego rodzaju dokumentacja powinna być przechowywana co najmniej przez 5 lat od zakończenia roku obrotowego.

sterty monet

Skrupulatność w prowadzeniu dokumentów księgowych oszczędzi Ci problemów

Urząd Skarbowy zaciera ręce – konsekwencje nieprawidłowego przechowywania dokumentów firmowych

Jak dotąd przechowywanie dokumentów firmowych traktowałeś raczej jako sprawę drugorzędną? Nie idź tą drogą! Nieprawidłowe przechowywanie chociażby dokumentów księgowych może doprowadzić do nieoczekiwanej kontroli skarbowej lub (co gorsza) odpowiedzialności karnoskarbowej, która w zależności od zastanej sytuacji może mieć mniej lub bardziej dotkliwy w skutkach wymiar.

I tak oto za przechowywanie dokumentów rachunkowych (takich jak księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe, kopie rachunków czy też oryginalne faktury kosztowe) w miejscu innym niż to gdzie wykonywana jest działalność, wskazanej przed podatnika siedzibie, oddziale bądź też przedstawicielstwie firmy czy też biurze rachunkowym zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy na przedsiębiorcę nakładana jest kara grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych.

Podobnej karze podlega płatnik składek, który w określonym ustawowo terminie nie zawiadamia stosownego organu (np. w formie dokumentu pisemnego) o tym, że księgi rachunkowe prowadzone są przez doradcę podatkowego lub inną osobę uprawnioną do prowadzenia szczegółowej ewidencji w jego imieniu i na jego rzecz.

Na wzmożone zainteresowanie przez organ jakim jest urząd skarbowy i największą karę grzywny mogą z kolei liczyć przedsiębiorcy, którzy nie są skłonni do współpracy, a więc odmawiają okazania ksiąg do wglądu, niszczą je, usuwają czy też trwale uszkadzają. Surową karą grzywny wynoszącą do 720 stawek dziennych stosuje się również wobec osób, które efektywnie utrudniają bądź uniemożliwiają przeprowadzenie czynności kontroli skarbowej i podatkowej, czynności sprawdzających oraz/lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego.

Kończąc wątek konsekwencji wynikających m.in. z nieprzywiązywania wagi do tego jak długo przechowywać dokumenty bankowe, księgowe czy też ZUS, musimy zaznaczyć fakt, że ustalając stawkę dzienną za przestępstwa skarbowe sąd pod uwagę bierze nie tylko dochody sprawcy i jego możliwości zarobkowe, ale również stosunki majątkowe (także rozdzielności majątkowej), warunki rodzinne, jak i osobiste. Widełki kary grzywny mieszczą się w przedziale od 10 do 720 stawek dziennych, choć w przypadku nadzwyczajnego zaostrzenia kary liczba stawek może wynosić nawet 1080.

kobieta podpisująca dokument

Jak uniknąć kontroli skarbowej? Poprzez prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych

Niszczenie dokumentów firmowych – czy znasz najważniejsze przepisy?

Choć z pozoru mogłoby się wydawać, że nie ma nic prostszego niżeli niszczenie deklaracji rozliczeniowych, ksiąg podatkowych, imiennych raportów miesięcznych czy też dokumentów korygujących, to w rzeczywistości sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Zwykłe przedarcie kartki papieru na pół nie wchodzi tutaj w grę, gdyż wyciek danych może doprowadzić do poważnych problemów dla całej firmy takich jak chociażby utrata zaufania klientów oraz wysokie kary pieniężne, które w niektórych przypadkach mogą osiągać naprawdę astronomiczne kwoty.

Mimo, że jako właściciel prywatnego przedsiębiorstwa nie musisz posiadać zgody archiwum państwowego na niszczenie różnego rodzaju dokumentacji, to wciąż powinieneś pamiętać o 3 istotnych kwestiach.

DIN 66399

W Polsce niszczenie dokumentów przeznaczonych do utylizacji regulowane jest normą DIN 66399 opracowaną przez Standards Commitee for Information Technlology and Applications (NIA) w październiku 2012 roku. To właśnie ona opisuje maksymalną, dopuszczalną powierzchnię oraz długość ścinek po dokumentach i kataloguje je w grupy P1-P7.

RODO

Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej i jak je niszczyć? W znalezieniu odpowiedzi na to pytanie pomogą przepisy RODO, które jasno wskazują, że dokumentacja związana z prowadzeniem firmy powinna być przechowywana wyłącznie przez określony czas, a zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku „Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu.”

Przepisy prawne

Niemniej istotne są oczywiście przepisy polskiego prawa, wszak to one określają wskazują co jest obowiązkiem przedsiębiorcy, a więc m.in. informują go o tym jak długo przechowywać dokumenty podatkowe.

Jak długo należy przechowywać dokumenty w domu?

Przy okazji porządków w domowym archiwum Twoim oczom ukazały się niekończące się stosy papierów, a dodatkowo odkryłeś, że panuje w nim lekki bałagan i ciężko jest tutaj mówić o jakimkolwiek podziale tematycznym?

Jeśli najchętniej wszystko wrzuciłbyś jak najszybciej do niszczarki, to przez chwilę się jeszcze wstrzymaj, ponieważ również posiadane w domu dokumenty takie jak rozliczenie podatkowe, zestaw świadectw ukończenia szkoły, umowy kredytu hipotecznego czy rachunki za zakupione towary także należy przechowywać przez dany okres czasu.

Jak to wygląda w praktyce?

  • rachunki za świadczenia okresowe, a więc za gaz, prąd, media oraz telefon i czynsz powinieneś zachować przez okres 3 lat od ich opłacenia, gdyż dopiero wówczas ulegną one przedawnieniu;
  • dokumenty ZUS – PIT-y, deklaracje podatkowe, rachunki i faktury upoważniające do ulgi podatkowej przechowuj przez 5 lat licząc od końca roku, w którym złożone zostało zeznanie podatkowe;
  • dowody zapłaty dla własnego bezpieczeństwa jego papierową formę warto przechowywać przynajmniej do momentu rozliczenia transakcji przez bank;
  • rachunki za zakupione sprzęty RTV i AGD, odzież i obuwie oraz karty gwarancyjne powinny być w Twoim archiwum aż do momentu zakończenia okresu gwarancji lub też upływu czasu rękojmi, która wynosi 2 lata. Dobrze jest wykonać kopie dokumentów dla poszczególnych zakupów – wówczas ewentualny proces zwrotu lub reklamacji będzie znacznie prostszy;
  • umowy dot. wynajmu mieszkania, założenia konta w banku, dostępu do Internetu – włóż je do teczki lub przezroczystej koszulki i trzymaj w szafie przez 3 lata;
  • umowy kredytowe i pożyczki – najlepiej trzymać je do czasu uzyskania zaświadczenia o ich całkowitej spłacie, które następnie warto mieć w domu przez 10 lat;
  • świadectwa ukończenia szkoły i certyfikaty poświadczające ukończenie kursów – nigdy nie wyrzucaj ani nie niszcz dokumentów poświadczających zdobytą edukację oraz dodatkowe kwalifikacje, nie raz przydadzą Ci się one do uzupełnienia CV czy też poszukiwań nowej pracy;
  • umowy o pracę, świadectwa pracy i dowody potwierdzające opłacanie składek ubezpieczeniowych – również zawsze powinny być w Twoim domu, gdyż mają one wpływ na ustalenie podstawy wymiaru emerytury;
  • umowy sprzedaży lub kupna mieszkania oraz umowy darowizny – w przypadku nieruchomości dokumentację przechowuj bezterminowo;
  • dokumentacja medyczna – powinna być prowadzona bardzo skrupulatnie i dostępna do wglądu w każdym momencie;

posegregowane dokumenty

Również w domowych archiwum warto zadbać o porządek w dokumentacji

Komu można powierzyć niszczenie dokumentów podatkowych oraz innych dokumentów firmowych?

Z pewnością zgodzisz się z nami, że zdecydowana większość dokumentów w formie papierowej przechowywanych w firmowym (czy też domowym) archiwum zawiera poufne informacje oraz wrażliwe dane, które nie powinny ujrzeć światła dziennego i trafić w niepowołane ręce. Dlatego też po upływie określonego przez przepisy prawne terminu warto jest jak najszybciej przystąpić do trwałego zniszczenia dokumentów.

Jak to zrobić? Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które weszło w życie 25 maja 2018 roku jasno i klarownie mówi o tym, że niszczenie dokumentów firmowych zawierających newralgiczne dane musi przebiegać w sposób bezpieczny, a zniszczone dokumenty księgowe, dokumenty zgłoszeniowe czy listy płac nie mogą być możliwe do odzyskania.

Archiveo – Twoje dokumenty w dobrych rękach

Mając na względzie te informacje odradzamy raczej korzystanie na własną rękę z niszczarek, gdyż przy odpowiednio dużej motywacji i cierpliwości paski papieru można ze sobą ponownie skleić. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy takiej jak np. właśnie Archiveo. Wśród oferowanych przez nas usług znajdziesz m.in. skuteczną utylizację wszelakiego typu dokumentacji (w tym również informatycznych nośników danych), która przebiega zgodnie z najnowszymi obowiązującymi normami bezpieczeństwa ściśle określającymi stopień tajności dokumentów firmowych, a więc także wielkość ścinków na jakie zostają pocięte akta papierowe.

Decydując się na skorzystanie z naszych usług masz gwarancję profesjonalizmu, dokładności oraz bezpieczeństwa, a po ukończeniu zlecenia wydajemy certyfikat poświadczający ostateczne zniszczenie materiałów. Zainteresowała Cię oferta Archiveo? Przekonaj się co możemy zaoferować dla Twojego biznesu i wprowadź porządek do swojego archiwum dokumentacji!