Archiwizacja Dokumentów
Na czym polega archiwizowanie dokumentacji?
Archiwizowanie dokumentacji to proces polegający na zebraniu dokumentów, uporządkowaniu ich, poddaniu odpowiedniej klasyfikacji, a następnie włączeniu do zespołu archiwalnego. Ułożenie akt w należytym, przewidzianym normami metodyki archiwalnej porządku jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania archiwum.
Archiwizowaniu podlegają wszystkie dokumenty, które powstają w przedsiębiorstwach prywatnych i państwowych.
Odpowiednia klasyfikacja
Każdy dokument, który generowany jest w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, musi zostać zarchviwizowany. Aby jednak tak się stało, należy go uprzednio sklasyfikować, a tym samym zdecydować, w jakiej grupie się znajdzie i jak długo będzie przechowywany.
Do jakiej grupy trafi dokument?
W oparciu o ściśle określone kryteria archiwista decyduje, czy konkretny dokument zostanie zaklasyfikowany do grupy A czy B.
Jak długo dokumentacja pozostaje w archiwum?
Dokumentacja zaklasyfikowana do grupy A to taka, która musi być przetrzymywana wieczyście i nie może być niszczona. Należą do niej takie dokumenty, które mają wartość historyczną, z reguły zatem nie są to takie akta, które mogły powstać w firmie.
Do drugiej grupy, oznaczonej symbolem B, należą wszystkie te dokumenty, które pozostają w archiwum przez określony czas.