Główne obszary
W obecnych czasach posiadanie cyfrowej kopii dokumentów papierowych to najlepsze rozwiązanie z kilku powodów:
zdigitalizowana forma ważnych papierów może okazać się jedyną ich wersją w przypadku zniszczenia;
cyfrowa kopia nie zajmuje tyle miejsca, co fizyczna;
dostęp do zdigitalizowanej kopii dokumentu znajdującej się na serwerze lub w chmurze jest łatwiejszy niż do papierowego oryginału, co znacznie optymalizuje pracę.
Uporządkowanie archiwum firmowego to nierzadko długotrwały i pracochłonny proces, na który składa się selekcja zasobów, ich brakowanie i klasyfikacja.
W przypadku, gdy działania te mają zostać wykonane sprawnie i z poszanowaniem wszystkich obowiązujących norm, warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy archiwizującej.
W sytuacji, gdy archiwum firmowe jest już zapełnione teczkami zawierającymi dokumenty, które nie są używane na co dzień, najlepiej oddać je na przechowanie zewnętrznemu podmiotowi specjalizującemu się w tego typu działalności.
Kartoteka oddana na przechowanie zostaje powierzona przechowującemu na cały okres przechowywania, jaki przewidują w wypadku każdego rodzaju dokumentu przepisy.
Bezpieczeństwo i wygoda przechowywania danych
Stały dostęp
Powierzając nam swoje firmowe akta, mogą mieć Państwo pewność, że będą mieli Państwo do nich dostęp w każdej chwili, by móc korzystać z nich w uzgodniony wcześniej sposób.
Stała cena
Opłatę za przechowywanie pobieramy jednorazowo, przy podpisywaniu umowy. Dzięki temu nasi Klienci nie są zaskakiwani podwyżkami.
Stałe zarządzanie
Nasi pracownicy prowadzą nieustanny nadzór nad powierzoną im dokumentacją, co gwarantuje, że nie ulegnie ona przypadkowemu zniszczeniu, zgubieniu czy pomieszaniu.
Archiwizacja dokumentów
Archiwizowanie dokumentacji to proces polegający na zebraniu dokumentów, uporządkowaniu ich, poddaniu odpowiedniej klasyfikacji, a następnie włączeniu do zespołu archiwalnego.
Depozyt dokumentów
Oddanie dokumentacji w depozyt zasadniczo różni się od powierzenia jej na przechowanie. Deponując akta, klient samodzielnie ustala, jak długo będą one przechowywane przez naszą firmę.
Magazyny, w których zdeponują Państwo swoje kartoteki, spełniają wymogi, jakie stawiane są względem warunków przechowywania akt osobowych czy płacowych.
Niszczenie dokumentów
Dokumentacja, która z różnych przyczyn nie jest już potrzebna w archiwum firmy, zostaje poddana profesjonalnej utylizacji. W procesie niszczenia dokumentów niezwykle istotne jest to, by przebiegał on zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa.
Organizacja archiwum
W przypadku gdy zachodzi konieczność zaprojektowania archiwum dla firmy, która dopiero się organizuje, najlepiej skorzystać z pomocy doświadczonych archiwistów, którzy sprawnie sporządzą opis zarówno urządzenia archiwum, jak i tego, w jaki sposób ma ono zostać wyposażone.
Aktualności
Chcesz uniknąć kary grzywny? SPRAWDŹ jak długo przechowywać dokumenty księgowe i bankowe
